Nutzerzentrierte Einsatzplanung:
von Interviews zum High-Fidelity-Design
Die Challenge
Die bestehende Mitarbeitereinsatzplanung für den Maschinen- und Anlagenbau war über die Jahre durch viele provisorische Funktionen gewachsen. Das führte zu einer unübersichtlichen Bedienung, fehlender Konsistenz und einem geringen praktischen Nutzen. Die zentrale Herausforderung bestand darin, die Lösung von Grund auf mit einem nutzerzentrierten UX-Konzept, das Klarheit, Effizienz und Alltagstauglichkeit gewährleistet, neu zu denken.
Meine Rolle
Als UX/UI Designer habe ich den gesamten Prozess verantwortet: von der Erhebung der Nutzungsanforderungen über die Konzeption und Moderation von Nutzerinterviews bis hin zu Workshops, Prototypen, High-Fidelity-Designs und begleitendem Testing. Mein Impact lag darin, die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender systematisch zu erfassen, in ein klares Konzept zu übersetzen und gemeinsam mit Entwicklung und Produktmanagement eine tragfähige Lösung umzusetzen.
Nutzerforschung & Analyse
Zum Einstieg habe ich den Nutzungskontext detailliert untersucht, um ein tiefes Verständnis für die täglichen Aufgaben, Prozesse und Herausforderungen der Personalplaner im Maschinen- und Anlagenbau zu gewinnen. Dafür entwickelte ich einen strukturierten Interviewleitfaden mit gezielt auf diese Branche abgestimmten Fragen.
Auf Basis dieses Leitfadens führte ich acht einstündige Nutzerinterviews durch, die ich vorbereitet und moderiert habe. Dabei wurde der reale Nutzungskontext greifbar. Von den eingesetzten Tools über Kommunikationswege bis hin zu typischen Planungshürden. Die Erkenntnisse aus den Gesprächen habe ich systematisch dokumentiert und in einer umfassenden Anforderungsliste zusammengeführt, die als Grundlage für die weitere Konzeptarbeit diente.
Von Anforderungen zu Konzepten
Aus den Anforderungen wurden konkrete Use Cases abgeleitet, die die Grundlage für einen interdisziplinären Workshop bildeten. Gemeinsam mit Kollegen aus Produktmanagement, QS und Entwicklung haben wir methodisch gearbeitet und dabei unter anderem die Crazy 8s-Methode eingesetzt, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Lösungsideen zu entwickeln.
Die besten Ansätze wurden priorisiert, verdichtet und in erste Wireframes und konzeptionelle Entwürfe überführt. Diese skizzierten die zentralen Funktionen der neuen Einsatzplanung: von komfortabler Drag-&-Drop-Zuweisung über flexible Ansichtsoptionen bis hin zu detaillierten Kapazitäts- und Statusinformationen.
Definition eines MVP
Aus den Entwürfen leitete ich konkrete Aufgabenpakete ab und definierte einen MVP, der die wichtigsten Funktionen in einer ersten Version abbildet. Dabei war es mir wichtig, eine Balance zwischen schneller Umsetzbarkeit und echtem Mehrwert für die Nutzer zu schaffen. So konnten wir sicherstellen, dass die Lösung bereits früh einsatzfähig war, aber gleichzeitig auf einer klaren langfristigen Vision basiert.
High-Fidelity Design & Umsetzung
Anschließend habe ich die High-Fidelity-Designs in Figma erstellt, die als visuelle und interaktive Blaupause für die Entwicklung dienten. Diese Designs bildeten nicht nur die Oberfläche ab, sondern auch die Interaktionslogik, um den Entwicklern eine eindeutige Grundlage zu geben.
Die Implementierung erfolgte in zweiwöchigen Sprints. Für jede Aufgabe habe ich eine User Story samt Akzeptanzkriterien formuliert. Nach jedem Sprint wurden die Ergebnisse geprüft, von der QS getestet und von mir in Form von UX-Tests validiert. Dadurch konnten Fehler frühzeitig erkannt und Anpassungen direkt vorgenommen werden.
Ergebnis & Impact
Das Endergebnis ist eine Mitarbeitereinsatzplanung, die von Grund auf neu konzipiert wurde und eine klare Struktur, intuitive Bedienung und flexible Anpassungsmöglichkeiten vereint. Besonders wichtig: Die Lösung basiert konsequent auf den realen Anforderungen der Nutzer und wurde Schritt für Schritt gemeinsam mit ihnen entwickelt.
Während des gesamten Entwicklungsprozesses wurden die Kunden regelmäßig eingebunden. Zwischenstände wurden präsentiert, Feedback eingeholt, analysiert und, wenn möglich, direkt in die Weiterentwicklung integriert.
Die Arbeitsweise im Team war agil, mit klar definierten Sprints, regelmäßigen Sprint Plannings und Reviews, in denen Fortschritte, Herausforderungen und nächste Schritte gemeinsam abgestimmt wurden.
Mein Beitrag als UX/UI Designer lag darin, diesen Prozess zu gestalten, methodisch zu begleiten und sicherzustellen, dass die finale Lösung nicht nur technisch funktioniert, sondern die tägliche Arbeit der Anwender im industriellen Umfeld spürbar erleichtert.