Komplexe Planung einfach gemacht: Das Ressourcenbelegungsdiagramm
Die Challenge
Im Rahmen der Produkt-Roadmap der Unternehmenssoftware, die im Maschinen- und Anlagenbau eingesetzt wird, sollte ein neues Feature entstehen: eine projektunabhängige Analyseansicht zur Visualisierung von Ressourcenbelegung und Auslastung.
Das Ziel war, Projektplanern und Personalverantwortlichen eine komfortable mittel- und langfristige Kapazitätsvorschau zu ermöglichen. Auf Ebene einzelner Mitarbeiter, ganzer Personalgruppen oder kompletter Bereiche.
Die Hauptziele:
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Flexible Analyse der Auslastungssituation von Ressourcen
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Erweiterung der bestehenden Software durch eine neue Analyseansicht
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Betrachtung einzelner und gruppierter Ressourcen
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Aggregationsmöglichkeiten nach Zeitintervallen (Tag, Woche, Monat, Quartal)
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Pilotprojekt zur Integration der ersten Ansicht mit Webtechnologie
Meine Rolle
Als UX/UI Designer war ich verantwortlich für die Anforderungsanalyse, Konzeptentwicklung, Moderation des Workshops, UI-Designs, das Testing und die kontinuierliche UX-Begleitung während der Entwicklung.
Anforderungsanalyse
Bei der Anforderungsanalyse ging es darum, die tatsächlichen Fragen und Ziele der Nutzer zu verstehen: Welche Informationen sind relevant, um Kapazitätsengpässe zu erkennen? In welchen Zeiträumen wird typischerweise geplant? Welche Visualisierungen unterstützen schnelle Entscheidungen?
Als UX Designer nähere ich mich solchen Themen, indem ich zunächst Nutzergruppen, Nutzungskontexte und Informationsbedürfnisse analysiere. Anschließend werden funktionale Anforderungen in Verhaltensanforderungen übersetzt: Wie sollen Nutzer interagieren, vergleichen und filtern können? Dabei kombiniere ich qualitative Erkenntnisse (z. B. aus Gesprächen mit Planern) mit bestehenden Datensätzen, um reale Nutzungsszenarien zu modellieren.
Auf dieser Grundlage wurden die Anforderungen priorisiert, um eine klare Richtung für das Konzept und die spätere Umsetzung zu schaffen.
Definition des Zielbilds & Workshop
Das Zielbild wurde im Rahmen eines zweitägigen, interdisziplinären Workshops erarbeitet, den ich konzipiert und moderiert habe. Ziel war es, ein bis drei favorisierte Konzeptansätze zu entwickeln, die anschließend als Basis für einen Prototypen dienen sollten.
Am ersten Tag legten wir den Fokus auf:
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die Grundstruktur der Ansicht,
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Anpassungsmöglichkeiten für Ressourcen-, Bereichs- und Mitarbeiterebenen,
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den Zeitstrahl (Einheiten, Skalierung, Wechsel zwischen Zeitintervallen),
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sowie die Darstellung von Kapazitätsbedarf und -angebot.
Am zweiten Tag wurden die Key Takeaways gesammelt, Konzepte eingegrenzt, kombiniert und verfeinert. Die Ergebnisse wurden anschließend im Team präsentiert, diskutiert und in einer Feedbackrunde finalisiert.
Das Besondere: Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit entstanden zahlreiche Skizzen und Ansätze, die deutlich machten, wie unterschiedlich verschiedene Fachbereiche wie UX, Entwicklung, QS und Produktmanagement an ein solches Thema herangehen. Diese Vielfalt war entscheidend, um zu einer tragfähigen, ganzheitlichen Lösung zu gelangen.
Von Konzept zu MVP
Aus den Workshop-Ergebnissen wurde ein MVP definiert, aus dem sich klar strukturierte Aufgabenpakete und User Stories ableiten ließen. Die Planung erfolgte in Azure DevOps, wo ich ein Epic mit thematisch sortierten Features und User Stories angelegt habe.
Die Entwicklung erfolgte in zweiwöchigen Sprints mit Sprint Plannings und Reviews. Durch die agile Arbeitsweise konnte das Team regelmäßig Zwischenstände präsentieren, Feedback einholen und die Lösung iterativ verbessern.
UX-Design & Testing
Das Endergebnis ist eine interaktive Ansicht, in der Ressourcen und Bereiche frei aus einer hierarchischen Struktur gewählt werden können. Diese werden als Balken dargestellt, deren Länge und Farbe die Auslastung anzeigen.
Ein Dropdown ermöglicht es, gezielt zu analysieren, z. B. die Auslastung eines bestimmten Bereichs oder Mitarbeiters.
Das Kapazitätsangebot wird über drei Linien dargestellt: Nettoarbeitszeit, Standardarbeitszeit und Maximale Arbeitszeit. Der Kapazitätsbedarf wird als Balken angezeigt, sodass sofort ersichtlich ist, welche Ressourcen über- oder unterlastet sind.
Eine darunterliegende Tabelle ermöglicht es, Bedarfe und Angebote nach Zeitintervallen zu vergleichen. Per Tooltips, die sich fixieren lassen, können Werte direkt gegenübergestellt werden. Zusätzlich lässt sich das aktuelle Diagramm als PDF exportieren, inklusive Einstellungen zu Zeitraum, Ressourcenauswahl und Tabellenanhang.
Während der gesamten Entwicklung habe ich regelmäßig UX-Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Interaktionen verständlich, performant und visuell klar waren. In diesem Prozess wurden beispielsweise Anpassungen am Layout vorgenommen, um lange Zahlenwerte oder umfangreiche Ressourcenlisten optimal darzustellen.
Ergebnis & Impact
Das neue Ressourcenbelegungsdiagramm bietet Projektplanern eine zentrale, flexible Analyseansicht, die komplexe Kapazitätsdaten verständlich und handlungsorientiert visualisiert.
Durch den klar strukturierten UX-Prozess, die interdisziplinäre Workshop-Arbeit und regelmäßige UX-Tests konnte eine Lösung entstehen, die sowohl funktional stark als auch intuitiv bedienbar ist und gleichzeitig als Pilotprojekt für die Einführung moderner Webtechnologien im Unternehmen diente.